役員に就任してからの１年間、夏祭りや運動会など本当に慌ただしく時が過ぎていったことと思います。
そして、まもなく次の役員に交替という時期、そんな最後の時期に「定期総会」が行われます。
どこの保育園でも、この定期総会が無いところはありません。
なぜなら、次期役員の選出も保護者会規則の改定も、全てこの定期総会で承認されて初めて実現できるからです。
今回は、定期総会の準備と当日の流れをご説明したいと思います。
定期総会でやること
総会の議題は、主にこのような感じになります。
✿活動報告
✿収支決算報告・監査報告
✿新役員選出・承認
✿次年度活動計画（案）
✿次年度収支予算（案）
✿その他（規約変更など）
保護者会は、会員（保護者）から徴収した会費を運用していきます。
当然ながら会費を支払っている会員（保護者）に対し、会費を何にどのように使ったのかを報告する義務があります。
その為、この年に１回の定期総会で、１年間の活動報告や収支決算報告を行うことになります。
定期総会に参加しているのは、現役員と次年度役員が主になります。
一応案内は会員全員に出されるものの、大抵は委任状を出して欠席する人が多いです。
ですので、出席者は限られてはいるものの、総会を通さずに役員が勝手に決めたり実行に移すことはできません。
保育園の行事を追加する際も、その行事が保護者会主催であるなら、総会で事前に承認をもらうことが必要です。
議長と司会進行役の決め方
これは保育園によって異なりますが、議長１名・司会１名で合計２名を選出する場合と、１人で議長と司会進行を務める場合があります。
現役員が議長や司会を兼ねることができれば一番楽なのですが、別途依頼する場合は、事前に当日やってくれる人を探さないといけません。
息子の保育園では、新本部役員が総会までに知り合いの保護者にお願いするというルールがありました。
新本部役員に決まるのが２月頃で、３月までに議長と司会を探して来ないといけない仕事が待ち受けているので、 知り合いが少ない人が役員になったりすると大変だった様です。
個人的には、体裁にこだわらずに現役員の中から議長と司会を兼ねてしまう方が楽だと思います。
何か大きな組織なら別ですが、保育園ですので省略可しても良いですよね・・・。
当日の司会進行例
当日はこのような感じで進めていきます。
保育園によっては他にも議題があるところもあるでしょうが、必要最低限の議題としてご参考下さい。
＜司会セリフ＞
本日は、皆様お忙しい中ご出席頂きまして、有難うございます。
これより、令和元年度保護者会定期総会を開催致します。
私、司会を担当させて頂きます、〇〇組の〇〇〇（名前）と申します。
どうぞ宜しくお願い致します。
本日の総会は、令和元年度活動報告ならびに会計報告、会計監査報告、新役員の選出を行います。
次に、令和２年度活動計画案ならびに収支予算案の審議という流れで行います。
最後に議案として上がっております保護者会会則の変更について承認を行います。
それでは、最初に園長先生よりご挨拶をお願い致します。
（園長先生挨拶）
有難うございました。
次に、議長の選出に移ります。
立候補して下さる方はいらっしゃいますか？
なければ、こちらから〇〇組の〇〇さんにお願いしたいと思います。
＜議長セリフ＞
（司会により議長紹介後）
〇〇組の〇〇と申します。
議事がスムーズに進行するようご協力をお願い致します。
それでは、出席人数の確認を致します。
会員〇〇名中、出席者〇〇名、委任状〇〇名
よって保護者会会則第〇条により会員の３分の１以上の出席ということで、本日の総会は成立となります。
続いて、議事に移ります。
令和元年度の活動報告をお願い致します。
（令和元年度の活動報告）
令和元年度の収支報告をお願い致します。
（令和元年度の収支報告）
令和元年度の会計監査報告をお願い致します。
（令和元年度の会計監査報告）
令和元年度の活動報告、収支報告、会計監査報告につきまして、何かご質問はありますでしょうか？
（質問があれば、現役員が回答する。）
質問が無ければ、拍手で承認の確認と致します。では、承認の方は拍手をお願い致します。
（拍手）
有難うございます。承認されました。
続いて、令和２年度の役員の紹介、ならびに承認に移ります。
令和２年度の本部役員の方は、自己紹介をお願い致します。
（新本部役員の自己紹介）
有難うございました。
続きまして、クラス役員の方は、自己紹介をお願い致します。
（新クラス役員の自己紹介）
それでは、承認の方は拍手をお願い致します。
（拍手）
有難うございます。承認されました。
続いて、令和２年度の会計監査の紹介、ならびに承認に移ります。
令和２年度の会計監査の方は、自己紹介をお願い致します。
（会計監査の自己紹介）
それでは、承認の方は拍手をお願い致します。
（拍手）
有難うございます。承認されました。
次に、新会長より令和２年度の活動計画案をお願い致します。
（活動計画案の報告）
続いて、新会計から収支予算案をお願い致します。
（収支予算案の報告）
令和２年度の活動報告案ならびに収支予算案について、何かご質問はありませんでしょうか？
（質問があれば新役員が回答）
質問が無ければ、拍手で承認の確認と致します。それでは、承認の方は拍手をお願い致します。
（拍手）
有難うございます。承認されました。
それでは最後に、今回議題として上がりました「保護者会会則の変更」について承認に移ります。
それでは、変更案をお願い致します。
（現役員が議案を読み上げる）
保護者会会則の変更案について、何かご質問はありませんでしょうか？
（質問があれば現役員が回答する）
質問が無ければ、拍手で承認の確認とします。それでは、承認の方は拍手をお願い致します。
（拍手）
有難うございます。承認されました。
その他、ご意見のある方はいらっしゃいますか？
保育園の方から、何かございませんでしょうか？
以上、皆様のご協力のお蔭で、無事議事が終了致しました。
有難うございました。
＜司会セリフ＞
〇〇さん（議長）、有難うございました。
それでは、令和２年度会長からご挨拶をお願い致します。
（会長あいさつ）
これを持ちまして、令和元年度保護者会定期総会を終了致します。
皆様、有難うございました。
役員の当日の服装
定期総会ですが、皆さん普段着で来られます。
何度か参加していますが、スーツを着ている人を見たことがありません。
総会といっても、あくまでも形式的に行うものですので、特に堅苦しいものではないです。
ただ、何となく重々しい空気は流れます。
人前でマイクを持って話さなければならなかったり、進行表通りに上手く進むかどうか不安だったり・・・、役員の皆さんの緊張が伝わってくるような雰囲気です。
実際に私自身も会長として出席した時は、やはり緊張しました。
議案として上げた内容に対して反対する人がいないか、最後まで不安でしたね（笑
総会のポイント
定期総会を開催するにあたり、気を付けなければならない大切なことがあります。
それは、委任状を回収できた枚数です。
総会の出席者は、大体予想がつきます。
本部役員は新旧ほぼ全員参加となると思います。クラス役員は、出席したりしなかったり・・・。
あと、議長と司会も参加されますよね。
そこから当日の出席者を予測し、委任状が何枚あれば総会を開催できるのかを事前に計算しておく必要があります。
委任状の提出期限を少し早めに切っておき、予定枚数に足りない様であれば、督促をかける・・・という方法もあります。
とにかく、保護者会規約で定めた人数以上の出席がないと、総会を開催できません。
上の司会進行例で行くと、会員の３分の１以上の出席が必要と規約で定めていますので、 当日の出席者＋委任状の枚数を足して、会員の３分の１以上になる必要があるという訳です。
この３分の１という数字は、規約で自由に決めることができます。
現実的に実現可能な数字を定めておきましょう。
まとめ
当日は、ぜひ保育園からも園長先生などに参加して頂いて、保護者からの要望などを伝えましょう。
普段はなかなか言いにくいことでも、総会であれば希望も通り易いですし、真剣に考えて下さると思いますよ。
息子の保育園でも、委任状に保護者からの意見欄が設けてあり、その要望を保育園が検討して下さり実現したというケースが多々ありました。
保育園と保護者会、良い関係を築いていきたいですよね。
