秋になると、現保護者会の本部役員は次年度の役員選出の準備をします。
どこの保育園も大抵任期は１年だと思いますので、毎年抽選等が行われ次の年の役員決めをするのですね。
役員をやりたがらない保護者の方が多いですので、一番トラブルが起こりやすいイベントでもあります。
現役員は注意をして準備をする必要があります。
役員決めの方法
大体この３つに絞られると思います。
①立候補を募る
②推薦
③くじ引きなどの抽選
子供の保育園では、①の立候補を募り人数が足りなかったら、その不足数に対してくじ引きで決定するという流れを取りました。
当時保育園の会長をしていましたので、秋頃から準備に取り掛かりました。
②の推薦は、役員決めでは使いませんが、例えば３月頃に行われる定期総会などの司会では、先生からの推薦で決めたりという事もありました。
やはり人前で話すことを極端に嫌う保護者の方もおられますので、議長や司会は推薦が多かったですね。
役員辞退の条件を決定する
役員選出にあたり、事前ににやることがあります。
どういう条件で役員を辞退することが可能なのか、決めておくことです。
これは、きちんと保護者会規約に記載されていれば一番良いのですが、記載されていない場合、何となくで運用されているケースも多いです。
想定できるのは、
①ひとり親
②介護
③病気
などでしょうが、ひとり親でも両親と同居していれば時間的・金銭的余裕があるケースもあるでしょうし、一概にはくくれません。
フルタイム勤務や正社員も、そもそも「保育園」ですから、働くのが当たり前という前提があり、辞退理由にはならない保護者会が多いと思います。
又、自身の病気などで辞退する場合も、言ったもの勝ちになってしまうので難しいですよね。
会社であれば、診断書等の提出で事実を把握することができますが、保護者会レベルでは個人情報の関係でそこまではできません。
結局のところ自己申告になりますので、どの範囲まで許容するのかは事前に決めておきましょう。
子供の保育園では、「病気・介護」の場合のみ辞退ＯＫとなっています。
辞退申請の書き方
用紙が用意されている場合と、自由に記載して提出する場合とがあります。
保護者会としては、用紙を配布すると辞退を申し出る保護者が多くなるので、あえて用意せずに自分で文面を考えて紙に書いて提出して下さいという保育園も多いです。
自由記載の場合、内容としては下記の①～③まで書いてあればＯＫです。
①保護者氏名
②子供氏名・クラス
③理由
用紙を保護者会で用意する場合は、理由をどこまで詳しく書かせるかがポイントになりますが、やはり個人情報がうるさい時代ですので、傷病名まで記載させたりするのは後々問題になる可能性が高いと思います。
ですので、理由欄を大きく作っておけば、傷病名など詳細を書いてくる保護者もいると思いますので、自由に記載できるようにしておき、受理後に保護者会で認定するかどうかを決めれば良いと思います。
役員選出の流れ
実際の流れの例です。
①役員名簿の作成
最初に行うのは 、名簿の作成です。
保育園から最新の子供達の名簿をもらう必要があります。
どこの保育園にも、保護者会規約で免除規定が存在するでしょうから、免除になる人を省いていきます。
例えば、
✿会長経験者・・・５年免除
✿副会長、庶務、会計・・・３年免除
といった感じです。
中には、会長を経験すると永久免除という保育園もありますので、 規約を確認してみましょう。
ちなみに、規約を変更したい場合は、「定期総会」で議題として出し承認される必要があります。勝手に規約（ルール）を変更することはできません。
②役員選出の案内配布
保護者に役員選出を行う旨の文書を配布する必要があります。
小学校だと全員に対して配布されたりしますが、子供の保育園では該当者のみに配布し
ました。（免除の方を除いた実際の対象者の保護者のみに配布）
この時に、立候補用紙とやむを得ない理由で役員が出来ない場合の辞退申請用紙をつけて配布すると、後々便利です。
利候補期間を決めて、期限までに提出してもらいましょう。
（投票箱を設置すると良いと思います。）
③辞退申請の受付
②で事前に配布した定型用紙又は自由フォーマットで、やむを得ない理由で役員ができない場合の辞退申請の受付をします。
抽選を行う時期までに、回収を行う必要があります。
④立候補を募る
遅くても３月～４月には定期総会が行われますから、それまでに新役員を決定する必要があります。
逆算すると、立候補の受付は年明けを目途にするとちょうど良いと思います。
早すぎると間際になって転園される方も出てきますので、タイミングは重要です。
⑤抽選を行う
立候補で全役員が決定すれば良いのですが、定員割れをした役職については抽選で決めるのが一般的です。
抽選の方法ですが、くじびきが一番楽だと思います。
全員が抽選当日に来られる訳ではないので、来られない方の分は本部役員や園長先生が代理でくじを引くことになります。
⑥定期総会で新役員決定
実際にはくじ引きで決定している新役員ですが、あくまでも３月～４月に行われる定期総会で承認されることが必須となります。
その為に、定期総会の議題に「新役員の選出」を入れておきます。
まとめ
秋頃～翌年の春頃までは、役員選出の仕事で色々忙しい時期ですね。
現本部役員は、新役員に仕事を引き渡すという重要な任務がありますから、計画的に実行していかれると良いと思います。
保護者の中には、毎年「病気」で辞退される方もおられます。
もっとひどいケースだと、何も言わずに勝手にすっぽかす方もおられます。
確かに、保護者会は会社ではないので強制力はありません。
でも、最終的には「子供の為」にやるのだということを理解してもらい、気持ち良く役員を引き受けて頂けるよう、話し方に工夫は必要だと思います。
